Вы знаете правила деловой переписки?
А копирайтер-эксперт — да

правила деловой переписки для копирайтера-эксперта

Как использовать e-mail копирайтеру-эксперту?

Вы когда-нибудь задумывались, что правила деловой переписки касаются каждого копирайтера? Невероятно, но факт: очень многие фрилансеры обращаются с этим рабочим инструментом как попало. Хотя именно e-mail — основной вид коммуникации с заказчиками.

Например, я предпочитаю все брифы, ТЗ и вопросы оплаты обсуждать только по почте.

Потому что в скайпе я могу с клиентами поболтать о том, как дела или какая погода на улице, а найти потом среди этого важные данные трудно.

Но чтобы переписка по электронной почте была профессиональным инструментом, вести ее тоже нужно профессионально. Успешный копирайтер иначе и не должен 🙂

Проверьте по небольшому чек-листу, не допускаете ли вы самых рядовых ошибок в работе с e-mail.

Какие правила деловой переписки нужно соблюдать копирайтеру-эксперту?

Насколько профессионально вы общаетесь со своими заказчиками по электронной почте? Давайте проверим 6 пунктов 😉

1. Не используйте смайлы в деловой переписке. Особенно без необходимости.

Для многих  клиентов это может быть серьезным основанием не воспринимать вас как «взрослого» профессионала. Конечно, если заказчик сам не против использования улыбочек, то можно ответить ему тем же 🙂

Использование смайликов при переписке во всевозможных скайпах — другая история 😉

2. Не используйте «буйство цветов и красок», как в отношении цвета шрифта, так и в отношении шаблона для писем, если таковой имеется.

Думаю, даже комментарии как таковые излишни.

3. Подгружать изображения огромного размера (например, в подписи к письму) тоже не стоит.

переписка по электронной почте для копирайтера-экспертаТо же самое относится к прикреплению кучи файлов к основному письму — таких, как прайсы, ваши личные презентации, условия работы. Особенно стоит про них забыть в том случае, если вы пишете первое письмо еще только потенциальному клиенту.

Лучше заведите сайт и дайте ссылку на нужную страницу. Я именно так и делаю 🙂

4. Используйте подпись для своих деловых писем.

Желательно указывать там все свои контакты, чтобы при необходимости клиент мог без часовых предварительных поисков таки найти ваш номер телефона, логин скайпа и т. д. Можно указать адрес сайта, где всю эту информацию легко увидеть даже при беглом взгляде.

Встретила интересный совет: не использовать бизнес-подпись при выражении каких-либо личных убеждений относительно политики или религий. Кажется, совет верный 😉

5. Заведите нормальный, человеческий адрес 🙂

Не могла не сказать про ящики вроде kisulya123 и прочих пушистиков. Когда вы хотите выйти на серьезных заказчиков, вам это действительно может помешать. Как и в первом случае со смайликами, клиент не поверит, что вы взрослый, ответственный профессионал.

Это хорошо, если вы сами начали ему писать и он видит только имя отправителя. А написать кисулю на визитке как-то совсем несолидно… Или нет?

6. Попробуйте включать автоответчик, когда уезжаете на длительные выходные или в отпуск.

Например, у меня из-за разницы в государственных праздниках случается, что выходные не совпадают с российскими, а съездить с семьей на отдых на 3-4 дня в горы — отличная возможность отдохнуть. Впрочем, как и полежать на диванчике под сериальчик в плохую погоду.

А ведь заказчики могут написать и в этот период.

И если тех, с кем я работаю в данный момент, я предупрежу, то тех, кто захочет со мной поработать именно сейчас, без автоответчика никак. Я обычно указываю, когда меня не будет и когда я смогу лично ответить на письмо. Например, в течение суток или через пару дней — это может быть важно.

Но не увлекайтесь! Встречались мне товарищи, у которых автоответчик включен постоянно и шлет сообщения «Я свяжусь как только смогу!». И ладно получить такое в первый раз. Но по 10 писем в день!

Впрочем, при всем желании, даже если вы будете соблюдать все правила деловой электронной переписки, это не сделает из вас эксперта.

СТАТЬ УЧЕНИКОМ и получить подарки

Что еще важно в email’ax?

Что вы будете писать заказчику? Как писать? Когда писать? Зачем писать?

Как оказалось, при всей очевидности ответов на эти вопросы настроить правильную схему взаимодействия с клиентами удается не всем. Или не целиком.

  • Кто-то смущается от фразы «что так дорого-то?!», даже зная ответ на это «что»
  • Кто-то не может отстоять свою правоту в спорных вопросах
  • Кто-то боится писать своим заказчикам по любому поводу. Даже заказ отправить 🙂

Я даже боюсь говорить о том, что клиентам иногда можно и нужно писать, чтобы напомнить о себе.

Конечно, когда вы приобретаете статус копирайтера-эксперта, все эти вопросы решаются на автомате. И замечательно, если это так.

А если нет?

Что делать, если не получается? Не получается выстроить отношения с заказчиком так, чтобы оно было приятным для обеих сторон.

Что делать, если вы не уверены, стоит писать заказчику или нет? А то вдруг покажетесь ему навязчивым, приставучим или еще каким.

Что делать, если вам вообще сложно вести переписку? Не знаете, как себя подать, чтоб не отпугнуть, не знаете, чем привлечь.

Конечно, над этим нужно работать.

Какими должны быть письма копирайтера-эксперта?

Письма копирайтера-эксперта

Какие письма пишет копирайтер-эксперт?

Это не такой простой вопрос. Ведь мы не просто пишем письма, мы общаемся с нашими клиентами. И от того, насколько успешно мы будем с ними общаться, зависит, как быстро мы станем для них тем самым экспертом, с которым они не хотят расставаться.

Общение с клиентом — в том числе и в переписке — основа успешной работы любого копирайтера.

Именно поэтому в одном из блоков тренинга «Копирайтер-эксперт» мы будем по кусочкам разбирать возражения и прочие моменты общения с заказчиками. В том числе обсудим, как выглядит сейчас ваша деловая переписка с клиентами и как она должна выглядеть.

Потому что мы устали от непрофессионализма наших коллег в общении с заказчиками. И клиентов уже достал этот непрофессионализм.

И, судя по отзывам наших коллег, проблема есть. Но она решаема.

Главное — начать решать.

 Если и вы хотите решить проблему общения с клиентами или не допустить ее развития, самое время →

 

А вы соблюдаете все правила деловой переписки? Или о чем-то не подумали? Или у вас есть проблемы в общении с клиентами посредством e-mail? Делитесь в комментариях →

Об авторе:
Стася Шер
Копирайтер-консультант по маркетинговым коммуникациям. Тренер по эффективному маркетингу.
Сайт автора: magicwords.ru

Если вам понравился данный пост - вы можете
подписаться на получение новых материалов Академии ПРАВИЛЬНЫХ копирайтеров.